Conga hilft Elsevier bei der Umgestaltung seiner globalen Quote-to-Cash-Prozesse

Herausforderung

Das 1880 gegründete Unternehmen Elsevier ist Teil der RELX Group und ein globaler Anbieter von Forschungspublikationen und Informationsanalysen. Mit Hauptsitz in Amsterdam unterhält Elsevier weltweite Niederlassungen in Nord- und Südamerika, im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa, im Nahen Osten und in Afrika. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen und hat sein Angebot im Bereich des wissenschaftlichen Publizierens - mit mehr als 470.000 Artikeln, die jährlich in 2.600 Zeitschriften veröffentlicht werden - auf die Bereitstellung von Analyselösungen und digitalen Tools ausgeweitet. Diese ermöglichen es Forschern, Dokumente zu verwalten und auszutauschen, neue Daten zu entdecken und online zusammenzuarbeiten.

Durch eine Reihe von Übernahmen in den letzten Jahren wurden die globalen Prozesse und Arbeitsabläufe von Elsevier immer komplizierter. Das Vertriebsteam von Elsevier musste feststellen, dass die komplexen und manuellen Prozesse, die bei der Erstellung, Verhandlung und Ausführung von Verträgen an verschiedenen Standorten ablaufen, zu einer Reihe von Hindernissen während des gesamten Contract Lifecycle Managements führten, was längere Bearbeitungszeiten zur Folge hatte und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigte.
"Der fragmentierte Quote-to-Cash-Prozess führte zu Problemen bei der Versionskontrolle, Vertragsfehlern, langen Bearbeitungszeiten und fehlendem Einblick in den Vertragsstatus", so Matt Cumberlidge, Leiter des Quote-to-Cash-Programms bei Elsevier. "Unser Vertriebsteam musste das Salesforce CPQ-System verlassen, um ihre Aufgaben zu erledigen, was das Contract Lifecycle Management um weitere Abfertigungszeit verlängerte. Dies wirkte sich am Ende auf die Kundenzufriedenheit aus und wurde in unseren Umfragen als Problem genannt."

Lösung

Mit dem 2019 beginnenden Ausschreibungsprozess, das fünf Unternehmen und zwei Auswahlrunden umfasste, entschied sich Elsevier für Conga Contracts for Salesforce aufgrund seiner Funktionalität, nahtlosen Benutzererfahrung und Kompatibilität mit Salesforce.  

Conga Contracts for Salesforce ermöglicht es Elsevier, Kontrolle über seine Vertragsprozesse zu übernehmen, indem es die Erstellung, Verhandlung und Ausführung von Verträgen durch Automatisierung gewährleistet. Das Vertriebsteam kann im Salesforce-System bleiben, so dass alle Vertragsinformationen genau und aktuell bleiben und alle Aktionen aufgezeichnet werden. Außerdem wird ein automatischer Prüfpfad für Änderungen und Versionen in Salesforce erstellt, der eine Nachprüfbarkeit bis hin zu einzelnen Klauseln gewährleistet. Darüber hinaus entlastet Conga die Rechtsabteilung, indem es sicherstellt, dass das Unternehmen durch bereits von der Rechtsabteilung genehmigte Angebotsformulierungen und Klauseln geschützt ist.
Seit der globalen Implementierung von Conga hat Elsevier die Zeit für die Vertragserstellung von Tagen auf Stunden reduziert.  

Geschäftsergebnisse

• Vereinfachte Erstellung, Verhandlung und Genehmigung von Verträgen in Salesforce 
• Die Zeit für die Vertragserstellung wurde von Tagen auf Stunden reduziert
• Umsatzziel wird in kürzerer Zeit erreicht und Entlastung des Vertriebsteams