Kalixia génère des documents 160x plus rapidement grâce à la plateforme Conga Advantage

Premier réseau de soins en France, Kalixia permet à plus de 15 millions de bénéficiaires d’accéder à des prestations de qualité en audio, dentaire, optique, ostéopathie et hospitalisation. Grâce à ses partenariats avec plus de 4 300 centres audio, 7 300 chirurgiens-dentistes, 6 300 centres optiques, 500 ostéopathes et 400 établissements spécialisés en chirurgie cardiovasculaire et orthopédique, les assurés peuvent bénéficier de soins et d’équipements d’exception à des prix maîtrisés, sans avance de frais.
 

Défi

Kalixia renouvelle la majorité de ses contrats de professionnels de santé chaque année, par spécialité. Cela implique la génération et la distribution de milliers de documents numériques dans des délais très courts.
Auparavant, Kalixia saisissait les données des professionnels de santé dans Salesforce et générait les documents via Conga Composer. 
 

Cependant, ce processus était chronophage. L’implémentation initiale permettait uniquement de traiter les documents un par un, ce qui nécessitait cinq jours pour générer 7 000 contrats. Cette lenteur rendait impossible l’atteinte de l’objectif de génération de documents en 24 heures, menaçant la conformité de l’entreprise et l’exposant à des pénalités.

Kalixia devait impérativement accélérer son flux de production documentaire, tout en conservant l’environnement Salesforce. Mais l’entreprise s’inquiétait du temps et des efforts qu’impliquerait une migration vers un nouvel outil, en particulier avec ses modèles de documents complexes et variables. Toute modification risquait d’impliquer plusieurs phases de tests et de validation, difficiles à gérer pour une structure de seulement 30 personnes.
 

Solution

En échangeant avec l’équipe Conga en France, Kalixia a découvert la nouvelle plateforme Conga Advantage, offrant des gains de performance significatifs. Cette technologie représentait exactement ce que recherchait l’entreprise, satisfaite des capacités de génération documentaire de Conga Composer sur Salesforce et n’envisageant pas de changer d’environnement.

La possibilité de continuer à générer les documents directement dans Salesforce, via la plateforme Advantage, sans avoir à modifier les modèles existants, a été un critère décisif pour Kalixia.
 

Contrairement à l’ancien processus qui traitait les documents un par un, la plateforme Advantage fonctionne par lots, de manière automatisée et continue. Elle envoie un lot de données depuis Salesforce vers Conga Composer via l’API Conga, puis récupère les documents générés. Toute erreur est identifiée pour un traitement ultérieur.

Kalixia a utilisé l’API Conga pour enrichir ses capacités de création de modèles et de génération de documents en intégrant la plateforme Advantage à Salesforce, sans modifier ses documents. Il a suffi de mobiliser un seul développeur pour écrire la logique métier nécessaire à l’envoi et à la récupération des documents. Les modèles n’ayant pas été modifiés, les équipes internes ont été épargnées des longues phases de validation. L’effort global d’implémentation a été minimal. Aujourd’hui, grâce à la plateforme Advantage, Kalixia continue de générer ses documents dans Salesforce avec Conga Composer, mais avec des performances bien supérieures.
 

Résultats

Au début de leur collaboration autour de la plateforme Advantage, ni Kalixia ni Conga ne savaient précisément à quel niveau s’élèverait le gain de performance, compte tenu du volume très élevé des documents à générer. Ils espéraient une amélioration par cinq, voire dix.
 

Le résultat s’est avéré spectaculaire : pour un lot de 4 000 documents, le temps de génération a été réduit de 99 %, soit environ 160 fois plus rapide.
 

Les avantages de cette solution moderne et ultra-performante vont au-delà de la rapidité. Kalixia bénéficie aussi d’un meilleur contrôle et d’une gestion des erreurs optimisée.
Et comme l’entreprise a pu conserver ses modèles de documents tels quels, ces avancées ont été obtenues avec un investissement minimal en temps et en ressources.
 

Avec un effort minimal et sans interruption, Kalixia a transformé sa gestion des contrats, établissant un nouveau standard en matière de rapidité et d’efficacité.
 

Bénéfices métier

•    Réduction du temps de génération des documents de 99 % (soit environ 160 fois plus rapide)
•    Renforcement du contrôle et de la gestion des erreurs
•    Élimination des pénalités liées aux retards de livraison des contrats
•    Réduction des délais et efforts de mise en œuvre grâce à la migration des modèles existants