Digitalisierung & Homeoffice: Woran hängt’s denn?

Viele wollten mit 2021 einen „clean Cut“, einen Neustart: das Wunschdenken vieler war wohl, dass die Pandemie abebbt, man sich wieder treffen und in den Urlaub fahren kann; keine Maske mehr, aber dafür im Café einen Kaffee schlürfen, bevor es um 12:30 Uhr wieder zurück ins Büro geht.

Nun hat die Bundesregierung in der neuen Corona-Arbeitsschutzverordnung beschlossen, dass ab dem 27. Januar 2021 überall dort wo Homeoffice möglich ist, dies angeboten werden muss.  

2020 konnten sich viele deutsche Arbeitnehmer schon an die neue Homeoffice-Situation gewöhnen: Bildschirme, Webcams und Headsets wurden gekauft, der heimische Drucker vielleicht zweckentfremdet und die sonst vollgestellte Büro-Ecke für die Zoom-Calls aufgeräumt. Aber wie sieht es mit der Digitalisierung von Prozessen im Homeoffice in Deutschland aus? 

Dazu haben wir 2020 die internationale Data and Analytics Group YouGov beauftragt 1.004 deutsche ArbeitnehmerInnen aus dem mittleren Management in mittelständischen und Großunternehmen zur Digitalisierung in der Firma zu befragen. Herausgestellt wurde, inwieweit die Prozesse aufgrund der Pandemie und der daraus resultierenden Homeoffice-Situation digitalisiert, an welchen Stellen Lücken deutlich wurden, wo die Prioritäten lagen und welche Ergebnisse mit der Implementierung von Softwarelösungen bereits erzielt werden konnten. 

Neben der Tatsache, dass die Mehrheit der Befragten Softwarelösungen implementierte, um das Geschäft im Homeoffice aufrecht zu erhalten, ergab die Studie unter anderem folgende Ergebnisse: 

• Digitalisierung im Homeoffice: Priorisierung von Prozessen basieren nicht auf der Einstufung der Herausforderungen: Das Einholen von Unterschriften wird im Homeoffice von der Mehrheit als schwierig empfunden (58 %). Priorisiert wurde dieser Prozess bei der Digitalisierung jedoch nur laut 16% der Befragten. Zur Aufrechterhaltung des Geschäfts wurde mehrheitlich auf die Abstimmung zwischen Kollegen Wert gelegt (37 %).
   
• Großunternehmen sind mittelständischen Unternehmen einen Schritt voraus: Die Mehrheit der Befragten mittelständischer Unternehmen haben bereits Software zur Digitalisierung von Prozessen implementiert, die erste Erfolge erzielt (34 %). Befragte aus Großunternehmen denken nach einer ersten Implementierung bereits über den Ausbau ihrer Digitalisierungsstrategie nach. Unternehmen, die bereits Prozesse digitalisierten, stellten folgende drei Haupteffekte fest:
  •  Reduzierte Papierberge (63 %), 
  • Zeiteinsparung (51 %) und 
  • Produktivitätssteigerung im Homeoffice (40 %).
     
• Sowohl Mitarbeiter mittelständischer (45 %) als auch großer Unternehmen (47 %) sehen noch am meisten Optimierungspotenzial in der Schulung der Mitarbeiter. Für Befragte mittelständischer Unternehmen ist der Datenaustausch und -analyse gleichermaßen ausbaufähig (45 %). Bei Mitarbeitern aus Großunternehmen teilen sich Datenaustausch und -analyse sowie die Integration mehrerer Insellösungen Platz 2 (41 %).

Die Studie zeigt deutlich, dass die Digitalisierung mit entsprechendem Druck schnell umgesetzt werden kann: Bei knapp 80 % der Befragten sind interne wie kundenbezogene Prozesse teilweise papiergebunden, teilweise digitalisiert. Komplett digitalisiert sind bei 16 % der Befragten die internen Prozesse, bei lediglich 11 % der Befragten die kundenbezogenen Prozesse. Dieser Status Quo und bestehende Bedenken sowie offensichtliches Optimierungspotenzial belegen, dass die Digitalisierung und digitale Transformation ein Projekt für die nächsten Jahrzehnte darstellen. 

Und nun? 

2021 müssen Unternehmen daher weiter daran arbeiten, interne und vor allem externe Prozesse wie das Vertragsmanagement oder das Einholen von Unterschriften zu digitalisieren. Das Thema Datenschutz darf hierbei nicht ignoriert werden. Mit der wachsenden Komplexität der Technologielandschaft und Regelungen zur Privatsphäre werden die Anforderungen für die Unternehmen immer unübersichtlicher, und die Transparenz ist nur bedingt gegeben. 

Den Wandel vorantreiben - jetzt eben von zu Hause aus

Conga steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Wir können Ihnen die Tools und Technologien bereitstellen, mit denen Sie den digitalen Wandel weiter vorantreiben und Ihre Prozesse verbessern können. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Prozesse, Verträge, Dokumente oder Unterschriften zu digitalisieren.

Die vollständige Studie mit ausführlichen Daten können Sie hier herunterladen.