Le guide ultime de l’order-to-cash (OTC) : Tout ce que vous devez savoir

Acquérir de nouveaux clients est une grande réussite pour votre entreprise. Cela requiert des efforts interfonctionnels de la part de nombreuses équipes. Cependant, le travail ne s'arrête pas lorsque vous concluez la transaction ou qu'un client passe sa première commande. En réalité, il ne s’agit que de la partie émergée  de l'iceberg, et ce qui vient ensuite peut être encore plus complexe. Cette partie du cycle de vie du processus commercial est appelée order-to-cash (de la commande au paiement).

Qu'est-ce que l’order-to-cash ?

L’Order-to-cash, également appelé OTC ou O2C, est l'ensemble des processus commerciaux liés à la réception des commandes des clients et la satisfaction de leurs demandes de biens et de services.

En termes simples, l’OTC englobe l'ensemble du cycle de vie de l'exécution des commandes. Le processus order-to-cash comprend toutes les actions de traitement des commandes clients et de livraison des produits et services nécessaires pour exécuter ces commandes. Cela implique de nombreuses fonctions commerciales telles que la gestion des stocks, les opérations et la production.

Le processus order-to-cash

OTC commence lorsqu'une commande client est reçue. Une fois la commande traitée, les prochaines étapes incluent la stratégie de votre chaîne d'approvisionnement pour obtenir les produits du stock ou de l’usine, la préparation des produits pour l'expédition et leur livraison au client.

Dès que le produit est expédié avec succès, les dernières étapes du processus OTC commencent. Celles-ci incluent la facturation du client, la collecte des paiements et l'enregistrement des revenus dans votre grand livre général (ERP back-end).

Les étapes du cycle order-to-cash

Le cycle OTC peut être décomposé de nombreuses façons mais voici les six étapes principales du processus :

1. Commande client
Le processus OTC commence dès qu'un client réalise une commande. Que celle-ci passe par votre plateforme de e-commerce, un contrat signé ou un e-mail à l'équipe de vente, les processus de gestion des commandes doivent démarrer dès que l'achat est confirmé.

2. Exécution de la commande
Une fois la commande passée, l'entreprise prépare l'expédition (ou planifie le rendez-vous de service). Les grandes entreprises s'appuient généralement sur la technologie pour rationaliser le traitement des commandes, par exemple en utilisant des notifications de commande instantanées et un logiciel de gestion de stock automatisé.

3. Livraison
La commande est alors expédiée au client (ou le service est fourni à l'heure convenue). La livraison dans les délais est essentielle à la satisfaction du client, ce qui en fait un élément important du processus order-to-cash.

4. Facturation
Une fois le produit ou le service livré, l'entreprise génère et envoie une facture au client pour paiement. Sachant que les problèmes de facturation peuvent avoir un impact direct sur les flux de trésorerie, il est crucial de minimiser les retards et les erreurs.

5. Encaissement du paiement
Le client règle le paiement du produit ou du service. L'automatisation peut vous aider à garantir un paiement dans les délais. Par exemple, vous pouvez générer des rappels de paiement avant que le retard ne survienne.

6. Enregistrement du paiement
Lorsque le paiement est reçu, il doit être enregistré dans le grand livre comptable de l'entreprise. Cette dernière étape met fin au processus order-to-cash.

La différence entre order-to-cash et quote-to-cash

Si le processus OTC commence par un achat client et se poursuit jusqu'à la comptabilisation des revenus, qu'est-ce qui le différencie du processus quote-to-cash (QTC) ? 

Si le processus OTC commence par un achat client et se poursuit jusqu'à la comptabilisation des revenus, qu'est-ce qui le différencie du processus quote-to-cash (QTC) ?

Malgré quelques similitudes, quote-to-cash englobe un ensemble plus large de processus commerciaux, allant de l'intention d'un client d'acheter un produit ou un service à la réalisation de revenus. Plus précisément, OTC diffère de QTC de deux manières importantes :

1. OTC n'inclut pas les processus Configure Price Quote (en français configuration, tarification et devis), abrégé CPQ.
   Le processus OTC n'inclut pas la configuration du produit ou du service, la fixation d'un prix ou la création et l'envoi d'un devis. Tout cela se produit avant le processus OTC. La configuration, la tarification et le devis sont les premières étapes du processus plus large de quote-to-cash. Décider du meilleur ajustement des offres groupées de produits et de services pour les clients potentiels nécessite des informations précises sur les prix et les devis. Ce sont des aspects qui jouent un rôle majeur dans la taille des transactions et les temps de cycle. Une solution CPQ intelligente aide à raccourcir les temps de cycle et à augmenter la taille des transactions. Elle oriente les commerciaux vers les meilleurs produits et tarifs, tout en fournissant des recommandations intelligentes de vente incitative basées sur les transactions passées.
    
2. OTC n'inclut pas la gestion du cycle de vie du contrat.
   Les contrats sont l'épine dorsale de toute entreprise, et bien que le processus OTC utilise les données des contrats clients, la création et la négociation des contrats se produisent en dehors du cycle order-to-cash. D’autre part, Quote-to-cash intègre tout le processus de gestion du contrat, y compris la création de contrat, la négociation, l'exécution et la gestion du revenu. Une gestion efficace des contrats dans le processus QTC peut entraîner des cycles de passation de marchés plus courts, un taux d'acceptation accru, une conformité plus élevée et des coûts administratifs réduits. 

Order-to-cash est axé sur l'exécution et la livraison efficace des commandes, mais ce n'est qu'une pièce du puzzle. Quote-to-cash est un processus beaucoup plus vaste qui englobe le processus order-to-cash, ainsi que le CPQ et le Contract Management.

La différence entre Order-to-cash et Procure-to-pay (P2P)

Procure-to-pay (P2P) est un autre processus important pour de nombreuses entreprises, mais il est très différent de l'OTC. Comme nous l'avons déjà vu, OTC s'occupe des clients, de l'exécution des commandes et des comptes clients. Le P2P en est essentiellement l'image miroir, englobant les processus liés aux fournisseurs, à l'approvisionnement et aux comptes fournisseurs.

Des processus P2P efficaces sont essentiels pour les entreprises qui dépendent de fournisseurs externes pour les matériaux, les biens et les services. Voici les étapes fondamentales du processus P2P :

• Identification des sources de biens ou services nécessaires
• Création d'un bon de commande
• Réception de l'approbation du bon de commande
• Réception des biens ou des services
• Réception de la facture du fournisseur
• Paiement de la facture
   

L’importance du processus order-to-cash

Le cycle OTC implique de nombreuses fonctions commerciales clés, notamment la gestion de la chaîne d'approvisionnement, le contrôle des stocks, les comptes clients, etc. Les goulots d'étranglement à n'importe quel moment du processus order-to-cash peuvent avoir un impact significatif sur les résultats de l'entreprise.

Pour optimiser le processus, il est essentiel de s'assurer que chaque partie du cycle de vie OTC a constamment accès à des informations précises et en temps réel. La bonne technologie peut également aider à maximiser l'efficacité de l’OTC et à générer de meilleurs résultats commerciaux. Cela inclut un logiciel intégré pour la gestion des commandes, la gestion des stocks, l'exécution automatique, la facturation, la comptabilité, les recouvrements et les rapports.