Tout savoir sur la facturation

Dans le délicat ouvrage que représente la gestion du chiffre d’affaires (Revenue Lifecycle Management), la facturation joue le rôle essentiel de la toile dont l’ensemble des fils constitue la trame et assure la solidité du tissu. Pour la start-up tout juste éclose comme pour la multinationale, le processus de facturation forme la base de la réussite financière et fait partie intégrante de l’expérience client. Dans ce guide complet, nous vous emmenons dans les méandres de la facturation : nous décrivons ses différentes formes, ses composantes et les difficultés qui la caractérisent, avant de vous présenter une solution qui change tout : Conga Billing.

La facturation est un processus essentiel qui consiste à produire les échéanciers de paiement, à envoyer les factures et à recouvrer les sommes dues pour les produits et services fournis aux clients. C’est l’équivalent financier de la poignée de main qui donne une existence concrète à un contrat ; c’est aussi le début de la réalisation des produits. Même si son exécution semble simple, la facturation comporte d’importantes nuances, susceptibles d’avoir une grande incidence sur la santé financière d’une organisation.

À stratégie de capture du chiffre d’affaires différent, facturation différente

En matière de facturation, il n’y a pas de solution unique. La facturation prend des formes diverses, qui peuvent être personnalisées en tenant compte du modèle économique ou des attentes de la clientèle d’une entreprise. Chez Conga, nous sommes conscients de l’importance d’intégrer une certaine souplesse dans nos stratégies de facturation. Examinons quelques modes de facturation courants :

Facturation par abonnement : c’est la solution tout indiquée pour les entreprises qui offrent des services ou des produits récurrents, car les frais habituels sont facturés automatiquement, ce qui garantit un flux de revenus constant.
Facturation ponctuelle : ce type de facturation permet de créer une facture pour chaque opération ponctuelle d’achat de produits ou de services, et mise sur la simplicité et la clarté.
Facturation à l’utilisation : cette solution est particulièrement adaptée aux secteurs comme les services publics. Les factures produites s’appuient sur des données de consommation, ce qui garantit une facturation exacte et juste.
Facturation par étapes : les projets comportent souvent de nombreuses phases. Dans le cadre de la facturation par étapes, un paiement est attendu pour chaque franchissement d’étape. La production de revenus correspond ainsi à l’avancement du projet.
Facturation récurrente : la facturation récurrente est celle des nombreux services auxquels nous nous abonnons aujourd’hui. C’est par exemple celle que Netflix applique à votre abonnement : les paiements se poursuivent indéfiniment tant que l’abonnement n’est pas annulé.
Facturation personnalisée : les exigences de facturation varient selon les modèles économiques. La facturation personnalisée convient aux situations particulières. Elle offre aux entreprises la souplesse nécessaire pour structurer les paiements selon leurs besoins.

Lever le voile sur les composantes de la facturation

Émettre des factures peut paraître simple. Pourtant, cette opération fait intervenir plusieurs composantes qui doivent fonctionner en harmonie. Conga Billing gère ces composantes avec précision :

Production de l’échéancier de facturation : un échéancier de facturation recense les montants dus pour chaque période, en tenant compte des modalités dont il a été convenu dans les commandes et les contrats.
Émission des factures : c’est la pierre angulaire de la facturation. Il s’agit de formuler officiellement des demandes de paiement, en indiquant les produits et services fournis et les coûts qui leur sont associés.
Autorisation et capture des paiements : grâce à des workflows d’approbation efficaces, la facturation est autorisée à chaque étape. La fonction de capture de paiement sécurisé intégrée vous protège contre les erreurs et les fraudes.
Comptabilisation et documentation : au-delà de l’émission des factures, Conga Billing vous aide à produire et à transmettre certains documents de facturation indispensables, en gardant soigneusement la trace des transactions effectuées.
Ancienneté des factures et recouvrement : il faut absolument éviter les impayés. Conga Billing fait le suivi de l’ancienneté des factures et automatise le processus de recouvrement, ce qui permet une saine gestion de trésorerie.
Outil Tax Connector : comprendre l’ensemble des réglementations fiscales peut se révéler une tâche ardue. L’outil Tax Connector de Conga Billing vous fournit un référentiel et des mises à jour pour le calcul des taxes, pour vous aider à émettre des factures exactes, répondant aux exigences fiscales.

Les nombreuses étapes du processus de facturation

La facturation n’est pas une opération statique ; c’est un processus dynamique qui demande une certaine habileté. De l’exécution de la commande à la réception du paiement, chaque étape est essentielle :

Exécution de la commande : la facturation commence au moment de l’exécution d’une commande ou d’un contrat, qui indique le moment de la prestation de service ou de la livraison d’un produit.

Production des factures : une fois l’exécution confirmée, un échéancier de facturation est produit sur la base des modalités convenues et du mode de facturation choisi.

Workflow d’approbation : il faut souvent approuver une facture avant de l’émettre ou de l’envoyer au client. Cette étape est importante pour assurer l’exactitude et la conformité des factures.

Capture des paiements : après approbation de la facture, les paiements sont reçus au moyen de canaux sécurisés, ce qui contribue à une saine gestion de trésorerie.

Comptabilisation et documentation : il s’agit de tenir des dossiers détaillés contenant les factures, les paiements et les historiques de transactions, pour répondre aux exigences de transparence en comptabilité.

Difficultés liées à la facturation

La voie vers une facturation fluide est jonchée de difficultés (par exemple, erreurs dans les opérations manuelles, obstacles liés à la mise en conformité ou délais dans la réception des paiements, voire non-réception des paiements) qui peuvent nuire à votre création de revenus et à la satisfaction de vos clients.

Qu’est-ce que Conga Billing ?

Conga Billing est une solution qui transforme votre processus de facturation en réglant ces difficultés et en simplifiant les opérations de facturation, tout au long du cycle de vie du chiffre d’affaires. Il ne s’agit pas seulement d’un système de facturation ; c’est un outil complet, qui comprend un générateur d’échéanciers de facturation et une plateforme de facturation. Parfaitement intégré à Conga CPQ et à Conga CLM, Conga Billing donne aux entreprises les moyens d’exécuter des calculs complexes en lien avec différents modes de facturation, sur un seul devis. Grâce à cette intégration, vos échéanciers de facturation sont exacts et correspondent aux montants du devis, ce qui facilite ensuite la production des factures, le recouvrement des paiements et la constatation des produits.

Exceller en matière de facturation grâce à Conga

La facturation est la clé de la gestion du chiffre d’affaires, qui demande beaucoup d’attention, de souplesse et de précision. Conga Billing rend possible la gestion fluide d’une variété de scénarios de facturation, l’automatisation de l’émission des factures, la conformité avec les exigences fiscales et la simplification des workflows d’approbation. Conga Billing ne se contente pas de gérer vos factures; c’est un gage d’optimisation de votre gestion du chiffre d’affaires et de satisfaction de votre clientèle.

Vous êtes prêts à faire passer votre processus de facturation à la vitesse supérieure ? Découvrez l’univers de Conga Billing en demandant une démonstration ou explorez nos nombreuses publications sur le sujet. Nous allons d’ailleurs publier sous peu un livre numérique sur le processus complet qui va de la commande à l’encaissement. Notre voeux le plus cher ? Révolutionner votre gestion du chiffre d’affaires.